Ditt verste regnskaps-mareritt og hvordan du unngår det

Har du opplevd å sende ut feil faktura? Enten til feil person, til feil adresse eller i verste fall – med feil sum? Det kan være en krevende oppgave å holde orden i fakturaer ut og inn av firmaet og en ørliten, menneskelig feil vil kunne få enorme konsekvenser. Med et automatisert system behøver du knapt å stole på menneskelige ressurser.

Et tenkt eksempel: Den store energileverandøren har feil i utregningen og sluttsummen på samtlige månedsoppgjør til alle kunder blir derfor også feil. Brått blir tilliten brutt mellom leverandør og kunde, og dette koster dem en rekke av sine trofaste strømkunder. I tillegg får selskapet seg en solid skrape i lakken. Det er slike feil du ikke har råd til. 

Store faktura-volumer skal håndteres

Mange kunder ønsker å betale på den måten de selv synes er best, enten det er god gammeldags brevgiro, via Vipps eller direkte i nettbank. Oversikt, avviksmeldinger og gode oppfølgingsrutiner, er alfa og omega. Om du skal håndtere store mengder med fakturaer tilpasset ulike kundebehov vil et bunnsolid og automatisert reskontro-system hjelpe deg å bevare gode kundeforhold for fremtiden.

Les også: Ikke bind opp pengene - slik gir fakturafinansiering din bedrift bedre likviditet 

Etter at varen eller tjenesten er levert settes systemet i gang og de ulike operasjonene følger en gitt rekkefølge:

1. Faktura produseres med din logo og kontaktinformasjon.
2. Fakturaen distribueres til den enkelte kunde i henhold til ønsket kanal, enten kunden ønsker den i Vipps Faktura, e-Faktura, avtalegiro er mottaker av EHF-faktura eller som papirfaktura i posten. Nye kanaler blir gjort tilgjengelig fortløpende.
3. Systemet fanger opp eventuelle avvik i distribusjonen slik at eventuelle avvik blir korrigert.
4. Fakturaen legges tilgjengelig for kunde og leverandør i et «fakturahotell».
5. All informasjon om den enkelte faktura er tilgjengelig til enhver tid i ønsket grensesnitt (CRM, økonomisystem, kundeweb)
6. Dersom fakturaene ikke er betalt ved forfall iverksettes avtalte purreløp og oppfølging i forhold til om det er en privat- eller bedriftskunde eller om det er en prioritert kunde som skal behandles særskilt.
7. Hver måned produseres et bokføringsgrunnlag fra reskontrosystemet som du som leverandør kan bokføre i regnskapet. Bank- og reskontroavstemming er en del av leveransen samt rapportering av utestående fordringer.

Les mer på vår samleside: Kreditt og innfordring

Avvikskontroll i systemet

Et automatisert reskontrosystem holder deg oppdatert til enhver tid og kunden føler seg ivaretatt. Din jobb blir å følge med på eventuelle avvik og rette opp dersom det er behov for det. Med alle nye fakturaformater og muligheten til å betale elektronisk via mobil gir det deg som leverandør noen ekstra utfordringer med å holde orden på hvilke fakturaer som er forfalt og hva som er i vente.

Min anbefaling er ikke til å ta feil av – du må ha et automatisert system for ikke å ende opp som energibedriften som satte alle sine kundeforhold i fare. For dine kunder er leveransen og betalingen de viktigste kontaktpunktene. Det er her du skal sørge for best mulig kvalitet.