automatiserte fakturatjenester

Har du opplevd å sende ut feil faktura? Enten til feil person, til feil adresse eller i verste fall – med feil sum? Det kan være en krevende oppgave å holde orden i fakturaer ut og inn av firmaet og en ørliten, menneskelig feil vil kunne få enorme konsekvenser. Med et automatisert system behøver du knapt å stole på menneskelige ressurser.

Et tenkt eksempel: Den store energileverandøren har feil i utregningen og sluttsummen på samtlige månedsoppgjør til alle sine kunder. Brått blir tilliten brutt mellom leverandør og kunde og dette koster dem en rekke av sine trofaste strømkunder. I tillegg får selskapet seg en solid skrape i lakken. Det er slike feil du ikke har råd til.

Store faktura-volumer skal håndteres

Mange kunder ønsker å betale på den måten de selv synes er best, enten det er god gammeldags brevgiro eller i Vipps Faktura. Oversikt, avviksmeldinger og gode oppfølgingsrutiner, er alfa og omega. Om du skal håndtere store mengder med fakturaer tilpasset ulike kundebehov vil et bunnsolid og automatisert reskontro-system hjelpe deg å bevare gode kundeforhold for fremtiden.

Etter at varen eller tjenesten er levert settes systemet i gang og de ulike operasjonene føler en gitt rekkefølge:

  1. Faktura produseres med din logo og kontaktinformasjon.
  2. Fakturaen distribueres til den enkelte kunde i henhold til ønsket kanal, enten kunden ønsker den i Vipps Faktura, e-Faktura, avtalegiro er mottaker av EHF-faktura eller som papirfaktura i posten. Nye kanaler blir gjort tilgjengelig fortløpende.
  3. Systemet fanger opp eventuelle avvik i distribusjonen slik at eventuelle avvik blir korrigert.
  4. Fakturaen legges tilgjengelig for kunde og leverandør i et «fakturahotell».
  5. All informasjon om den enkelte faktura er tilgjengelig til enhver tid i ønsket grensesnitt (CRM, økonomisystem, kundeweb)
  6. Dersom fakturaene ikke er betalt ved forfall iverksettes avtalte purreflyter i forhold til om det er en privat- eller bedriftskunde eller om det er en prioritert kunde som skal behandles særskilt.
  7. Hver måned produseres et bokføringsgrunnlag fra reskontrosystemet som du som leverandør kan bokføre i regnskapet. Bank- og reskontroavstemming er en del av leveransen samt rapportering av utestående fordringer.

Les mer på vår samleside: Kreditt og innfordring

Avvikskontroll i systemet

Et automatisert reskontrosystem holder deg oppdatert til enhver tid og kunden føler seg ivaretatt. Din jobb blir å følge med på eventuelle avvik og rette opp dersom det er behov for det. Med alle nye fakturaformater og muligheten til å betale elektronisk via mobil gir det deg som leverandør noen ekstra utfordringer med å holde orden på hvilke fakturaer som er forfalt og hva som er i vente.

Min anbefaling er ikke til å ta feil av – du må ha et automatisert system for ikke å ende opp som energibedriften som satte alle sine kundeforhold i fare. For dine kunder er leveransen og betalingen de viktigste kontaktpunktene. Det er her du skal sørge for best mulig kvalitet.

8 nyvinninger som forandret betalingsmodeller - Conecto