Slik mister du ikke oversikten på fakturaene

Du har innsett at du må tilpasse deg hvordan kundene ønsker å betale, men ditt faktura- og regnskapssystem gir deg ikke disse valgmulighetene så det blir en del manuelt arbeid for å sette opp løsningen. Samtidig må det korrespondere med reskontro slik at riktig faktura blir fulgt opp.

Gi kundene dine en positiv kundereise

På hvert stadium i kundereisen må du sikre at kunden får et positivt inntrykk av deg og din bedrift, også på betalingsstadiet. Gi kundene mulighet til selv å velge hvilken kanal de vil betale i – og sikre deg samtidig at du har full kontroll.

Jeg tenker at du bør tilfredsstille kundens behov for fleksibilitet. Den finske professoren Christian Grönroos som vi har skrevet om tidligere, peker på hvor viktig det er å sikre en god kundereise for å bevare kundene og for at de som er fornøyd også vil fortelle om sine positive opplevelser til andre.

Ingenting er verre enn når faktureringen skjærer seg. Det å sende ut krav til feil kunder, eller med feil beløp, eller sende purringer til kunder som allerede har betalt gir en utrolig dårlig kundeopplevelse. Det skal bare ikke skje feil i denne prosessen, men de fleste bedrifter har noen erfaringer med at alt ikke alltid går som planlagt. Veldig ofte skyldes dette at de har et tungvint system i bunn med mange manuelle prosesser. Da blir det mange kilder til feil…

5 suksesskriterier for å lykkes med god kundekommunikasjon

1. Fakturagrunnlaget må være korrekt. Masteren ligger i regnskapssystemet og det er viktig å ha gode rutiner for at endringer oppdateres mellom regnskaps- og reskontrosystemet fortløpende. Kundenes kontaktinformasjon må også «vaskes» jevnlig for å sikre oppdaterte opplysninger.
2. Fakturamalene må være oversiktlig, lett forståelig og tilpasset den kanalen kunden har valgt.
3. Fakturaene sendes umiddelbart etter at tjenesten/varen er levert. Fakturagrunnlagene overføres forløpende via API grensesnitt.
4. Sikre deg at all informasjon om den enkelte faktura må være tilgjengelig til enhver tid i ønsket grensesnitt (CRM, økonomisystem, e.l.). Der skal en kundebehandler enkelt kunne se status på fakturaen (ubetalt, forfalt, purret, betalt, kreditert, inkasso). I tillegg skal man kunne hente opp selve fakturaen via fakturahotell.
5. Få kontroll på at fakturaen er produsert og distribuert. Via reskontrosystemet får du enkelt oversikt over hvordan fakturaen er distribuert inklusiv tidspunkt. Eventuelle avvik blir synliggjort og rapportert. Tiltak kan da iverksettes umiddelbart, for eksempel å sende fakturaen i en annen kanal.

Les mer på vår samleside: Kreditt og innfordring

Bedre betalere med egne valg

Visste du at vi faktisk blir bedre betalere når vi får muligheten til å betale en regning på den plattformen vi selv ønsker, og da gjerne elektronisk? De første erfaringene fra Vipps Faktura tilsier at du og jeg betaler regningen før forfallsdato og leverandøren får sine penger på konto uten å gå veien om tidkrevende purrerunder og inkasso. Med flere flinke betalere vil norske bedrifter kunne spare en milliard kroner årlig når antallet saker som blir løst raskt øker.

Les også: Hvordan bør du organisere fakturerings- og innfordringsarbeidet?

Modhi har utviklet et system for multikanaldistribusjon som understøtter alle tenkelige formater og holder orden på oppfølging helt inn til inkasso om ønskelig. Alle fakturaer blir gjort tilgjengelig i et fakturahotell og du vil for hver enkelt kunde ha mulighet til å bygge på med flere kanaler ved behov for det. Fakturaen vil alltid være produsert slik at mottakeren forstår hvem som er avsender og hva fakturaen gjelder. Fordelene med multikanaldistribusjon i et pålitelig reskontrosystem er uvurderlige når du skal ha en fullstendig oversikt og for å gi en forventet service til dine kunder.