organsiering av fakturerings- og innfordringsarbeidet

Ikke alle kunder betaler til tiden og du som arbeider med kreditt har til syvende og sist ansvar for at bedriften din har en jevn kontantstrøm. Du vil for all del unngå å tapsføre fordringer.

Det ansvaret innebærer mye arbeid, og ofte hoper antall saker seg opp slik at du har for mye å gjøre. Gode rutiner vil hjelpe deg med å etterleve ansvaret og eliminere problemer som kan oppstå underveis.

Som kredittansvarlig er du nødt til å forholde deg til mange frister, rutiner og lover/regler. Da bør du ha gode verktøy og rutiner for oppfølging rett etter du inngår avtaler med kundene dine. Slurves det i faktureringsarbeidet trues virksomhetens likviditet. Det igjen fører til negative ringvirkninger. Her er mine konkrete tips til hvordan du bør organisere arbeidet.

Steg 1: Faktura

Husk at fordringer er ferskvare. Betalingsviljen til kunden er størst rett etter at du har levert etter avtale og leveransen er godt kjent. Mislighold av betalinger er høyere blant kunder som mottar fakturaer sent. Start derfor alltid med å sende faktura rett etter avtaleinngåelse eller så snart dette er mulig i henhold til avtalen. Det er vanlig å operere med 14 dagers betalingsfrist, men annet kan avtales. Dersom kunden ikke har betalt innen denne fristen blir neste ledd i innfordringsarbeidet å sende ut en purring. Bruker du for lang tid med å sende faktura etter avtaleinngåelse er sannsynligheten stor for at du også kommer på etterskudd med å sende ut purringer.

Les også: Blir kunden blid hvis jeg venter med å fakturere?

Steg 2: Purring

Du kan sende inkassovarsel som første purring. Du må da påse at inkassovarselet oppfyller Inkassolovens paragraf 9 sine minstekrav før du lar et inkassobyrå ta seg av innfordringen. Et inkassobyrå kan også sende ut inkassovarselet for deg, slik at du slipper denne jobben.

Velger virksomheten din å sende purring/inkassovarsel selv, har du ikke anledning til å legge på purregebyr før 14 dager etter forfall på fakturaen. Mange velger å sende ut flere purringer, men dette forsinker innfordringsprosessen. Det kan også tappe ressurser og medføre ekstraarbeid som kunne ha vært eliminert med mer effektive rutiner.

Steg 3: Inkasso

Etter forfall på inkassovarselet, er kravet klart for oversendelse til inkasso. Du kan gjøre dette selv, men det er lite vanlig. For de aller fleste oversendes derfor kravet inkassofirmaet for videre oppfølging og innkreving, dersom du ikke allerede overførte kravet på inkassovarselstadiet.

Inkassovarslet du kravet selv, er det viktig å ha gode rutiner for å få overført kravet til inkassoleverandøren uten unødig opphold.

Dersom du overlater denne prosessen til en profesjonell part, vil det erfaringsmessig redusere antall kredittdager og man oppnår raskere oppgjør. I tillegg har, naturlig nok, inkassobyrået svært ofte bedre kunnskap om for eksempel de rettslige prosessene rundt innkreving enn det den enkelte faktureringsansvarlige har.

Steg 4: Oppsummert

Opplever du problemer med sene betalinger, unødvendig etterarbeid og lite kontroll, anbefaler jeg sterkt å reorganisere faktureringsarbeidet og innfordringsrutinene i avdelingen. Et samarbeid med et inkassobyrå vil frigjøre tid i arbeidsdagen din slik at du slipper det unødvendige ekstraarbeidet som ubetalte fakturaer krever. Du slipper også å bekymre deg for at arbeidet blir gjennomført til rett tid, og stresset det medfører når antall saker hoper seg opp.

I denne sammenheng kan du vurdere å overføre også selve faktureringen til din inkassoleverandør, slik at hele prosessen gjennomføres uten unødig opphold.