Det er ikke spesielt hyggelig med kunder som unnlater å betale for varer eller tjenester som du har levert. Det er heller ikke morsomt å purre opp manglende betalinger fra kunder, og kanskje utsetter du det til siste liten i håp om at de vil gjøre opp for seg uoppfordret. Da har du allerede gått i en av mange svært vanlige inkassofeller. Og sitter du først i fella, så går det dessverre verst utover deg selv og bedriften din. Her er fem inkassofeller bedriftsledere går i hver eneste dag - og tips til hvordan du kan unngå dem.
1. Fakturerer for sent
Regninger er ferskvare og betalingsvilligheten er størst rett etter at kunden har mottatt varer eller tjenester fra deg. Det koster deg både tid, energi og penger å følge opp ubetalte fakturaer etter lang tid. Sannsynligheten for at de går i glemmeboka er også stor. I tillegg er det dårlig kundeservice å la kundene vente lenge på en faktura. Mange har ofte øremerket penger til det de har kjøpt fra deg, og ønsker å gjøre opp for seg så fort som mulig. Venter du for lenge kan kundene tro at det har oppstått en feil, glemme hele avtalen, eller tenke at de allerede har betalt regningen. Jo tidligere du agerer, jo mindre taper du altså.
Så er spørsmålet: Hvor tidlig? Fakturaen bør sendes ut sammen med varen eller tjenesten, og du må ha etablerte rutiner for utestående fordringer før det inntreffer. Send saken videre til inkasso allerede 14 dager etter at regningen har forfalt. Ved overføring av sak til inkasso, ha klart følgende:
- Hvem skyldneren er og ha med kontaktinformasjon, fødselsnummer og adresse til vedkommende. Dersom kunden er en bedrift bør du også ha organisasjonsnummer.
- Vit at det du fakturerer faktisk er levert i henhold til avtale. Er det oppstått klage eller tvist, må dette håndteres før man kan kreve inn pengene via inkasso.
Les mer om kontrakter og faktureringsrutiner på vår samleside: Betaling og inkasso for SMB-ledere
2. True med inkasso uten intensjoner om å følge opp
Det er sjelden en god ide å true kundene sine, selv de som ikke gjør opp for seg. Med mindre du får inn klager på fakturaen, bør du følge den forhåndsbestemte prosessen for innkreving av penger. Det å lufte ordet inkasso uten å ha intensjoner om å ta saken videre betyr i praksis at du gir kunden feilaktige opplysninger, noe som er et brudd på god inkassoskikk.
Les også: Koronaviruset fremtvinger økt kompetanse for inkassomedarbeideren
3. Sende for mange purringer
Mange bedrifter har et feilaktig bilde av hvordan inkassoprosessen skal gjennomføres. Det er for eksempel unødvendig å sende purringer på forfalte regninger. Ideelt sett skal man sende inkassovarsel 14 dager etter forfall på faktura som første purring, husk å ilegge purregebyr. Slik unngår du et langtekkelig «purreløp». Er du usikker på regelverket bør du lese deg opp eller be om hjelp fra et inkassoselskap.
4. Sende inkassokrav i tvistesaker
Det er kjedelig å oppleve at en kunde klager på en faktura eller ikke er tilfreds med det du har levert, men situasjonen blir ikke bedre av å purre på betalingen. Det er både lovstridig og forferdelig kundeservice å sende inkassokrav i tvistesaker. Tvister må avklares i forliksrådet eller i rettsapparatet før du kan kreve innbetaling og bruke inkasso som middel.
5. Uklar språkbruk
Det er forskjell på en purring, et varsel om inkasso, og et krav fra inkasso, men mange bedriftseiere bruker disse begrepene om hverandre. Det kan gjøre situasjonen uoversiktlig og forvirrende for både deg og kunden. Et inkassovarsel har klare formkrav og du kan for eksempel ikke sende en purring etter at du har sendt et inkassovarsel. Ei heller kan du pålegge et purregebyr med mindre det har gått 14 dager fra forfallsdato. Vær derfor tydelig, bruk riktig begrep og følg lovverket.
