Regnskapsfører, revisor, inkassoselskap – det kan virke som det er mange aktører. Er det virkelig nødvendig å engasjere et eget inkassobyrå til å følge opp kundene som har glemt å gjøre opp for seg? Kan du ikke bare bruke regnskapsføreren?
Jo, regnskapsbyrået ditt kan absolutt gjøre mye av det nødvendige forarbeidet. De kan organisere bilagene du sender over og sende ut fakturaer, men regnskapskontoret gjør ikke det praktiske innfordringsarbeidet, til det trenger du et inkassobyrå. Her er noe av det du bør vite om forholdet mellom regnskapsbyrået ditt og inkassoselskapet.
Dersom en kunde ikke betaler regningen du har sendt, kan du eller regnskapsføreren din ta prosessen videre ved å sende varsel om inkasso til kunden. Du kan eventuelt også sende en purring før inkassovarselet, men dette er ikke et lovpålagt varsel og blir således bare en ekstra kredittid til kunden din.
Les også: Når begynner bedriften din å bruke penger på de som ikke betaler?
Regnskapsbyråer og inkassoselskap har ofte samarbeidsavtaler
De aller fleste regnskapsbyråer har en samarbeidsavtaleavtale med et inkassobyrå. Denne samarbeidsavtalen er gjerne inngått for å sikre gode betingelser på inkassotjenester for små og mellomstore bedrifter, samt å sikre at all innfordring gjøres effektivt og korrekt. Fører du regnskapet ditt selv kan du selvfølgelig inngå en avtale direkte med et inkassobyrå på egenhånd.
Kreve inn penger på egenhånd eller engasjere inkassoselskap?
Du er ikke pålagt å bruke et inkassoselskap for å kreve inn penger så lenge det er din egen bedrift som eier fordringen. MEN du er fortsatt pålagt å følge alle formkrav, lover og regler. Derfor er det viktig at du vurderer egen kompetanse nøkternt før du eventuelt velger å håndtere en forfalt regning på egenhånd. I tillegg bør du danne deg et realistisk bilde av hvor mye tid og ressurser du kan bruke på en slik prosess. En kunde som ikke har gjort opp for seg bør håndteres så fort som mulig. Jo lenger du venter, jo vanskeligere blir det å få inn pengene.
På denne samlesiden får du mer informasjon om gode avtaler, fakturering og inkasso: Betaling og inkasso for SMB-ledere
Dersom du føler på at bedriften din sender fakturaer og purringer for sent kan det være en god ide å engasjere et inkassobyrå. Av erfaring vet vi at små og mellomstore bedrifter sliter med å få dekket inn kostnadene av å følge opp fordringer, så for mange er det en god investering å få hjelp til dette. Dersom du ikke allerede bruker et inkassobyrå til disse tjenestene, så forespør din regnskapsfører om de har avtale med et inkassobyrå og benytt deg av denne.
Det er smart å være rask i innfordringsprosesser. Dersom en faktura er forfalt og ikke betalt er det ingen hensikt å vente med videre tiltak. Har du da samarbeid med et inkassobyrå vil prosessen være enklere og raskere.
