Utrykket «tid er penger» er så utbredt at det har blitt en klisje. Allikevel er kun et fåtall av oss flinke til å verne om tiden vår.
De fleste næringsdrivende har utarbeidet gode prosesser som sørger for at de jobber effektivt og leverer tjenester til avtalt budsjett, men få jobber like strukturert med oppgavene knyttet til administrasjon og fakturering. Og det er i den forbindelse når arbeidet strekker seg til langt ut på kvelden at de fleste mister oversikt over antall timer de bruker. Svært få tenker over hvor mye ressurser det brukes internt på å sende purringer og varsel om faktura, og enda færre evner å få betalt for disse timene.
Nære relasjoner er sjeldent en fordel ved pengeinnkreving
De fleste har et urealistisk bilde av hvor mye tid som går med til administrasjon av fakturaer. Ikke bare skal en regning utformes etter lovpålagte standarder og sendes til kunden, men dersom det kommer inn henvendelser eller klager må disse også håndteres. Noen ganger går saken hele veien til forliksrådet før man kan begynne inkassoløpet. Veien fra regning til penger på konto kan derfor bli konkurstruende lang selv uten somling.
Fra dette perspektivet virker det rart at du som selvstendig næringsdrivende unner ikke-betalende kunder påminnelse etter påminnelse uten å ta ekstra betalt. Men som en liten eller mellomstor bedrift har man ikke råd til å miste kunder og i tillegg får man veldig ofte et personlig forhold til kundene sine. Man bor gjerne i samme nærområde, har felles bekjente, møter på hverandre på butikken og har både et profesjonelt og et privat forhold over lengre tid. Når private holdninger og forhold slår inn kan det bli vanskelig å følge opp en ubetalt faktura.
Det er klart det er ubehagelig å sende noen varsel om inkasso, og svært mange er redde for å miste kunden hvis de tar saken videre. Derfor legger man inn de ekstra timene det tar å sende purring på purring, eller så fortsetter man å selge på kreditt til samme kunde. Er man heldig får man til slutt betalt for varen eller tjenesten man har levert, men man får sjelden betalt for de ekstra timene man har brukt på fakturering. Dette er den store forskjellen mellom hvordan en selvstendig næringsdrivende og et inkassoselskap driver innkreving av penger.
På denne samlesiden får du mer informasjon om gode avtaler, fakturering og inkasso: Betaling og inkasso for SMB-ledere
Unødvendig ressursbruk
Svært ofte er størrelsen på fakturaen avgjørende for hvor tidlig den næringsdrivende begynner å purre på en ubetalt faktura. De fleste begynner både for sent og gjør prosessen lenger enn nødvendig. Derfor bør alt fra brevutsendelsen til pengeinnkrevingen gjøres av et firma som spesialiserer seg på å gjennomføre fakturering på en enkel og effektiv måte. Selskapet har sjelden et personlig forhold til dem som mottar regningen, og de har prosesser på plass for å sikre dekning av løpende kostnader. Da kan du konsentrere deg om å levere tjenester og produkter verdig fem stjerner, og samtidig være trygg på at fakturering gjøres fortløpende etter gjeldende lover og regler.
Nå tenker du kanskje at kundene dine vil reagere på å få regning fra andre enn deg, men det er sjelden tilfellet. Det viktigste for dem er at fakturaen kommer raskt etter leveransen og at prosessen håndteres ryddig. Er det noen i nærmiljøet ditt vil de sikkert også sette pris på å kunne adressere fakturaspørsmål til en tredjepart istedenfor til deg.
