shutterstock_767181358-154333-edited.jpg

Fakturering og oppfølging av forfalte regninger får ufortjent lite oppmerksomhet i små og mellomstore bedrifter. De fleste setter ikke inn tiltak før det er alt for sent, og ofte går unødvendig penger tapt. Kjenner du deg igjen bør du vurdere følgende tiltak for å forbedre bedriftens faktureringsrutiner.

Lag gode rutiner for registrering av leverte varer og tjenester

Fakturaen bør sendes ut så fort som mulig, helst sammen med selve leveransen. Det beste er å sette av tid til dette arbeidet hver dag. Lar du det ligge, selv et par dager, kan det fort bli kaos i papirene. Dette gjelder også ved håndtering av alle feilleveranser, reklamasjoner og tvister.

I svært mange bedrifter er det selgerne som er kontaktpunktet til kunden og det er de som mottar både ordre og klager. Ofte overleverer de en bunke av disse hos regnskapsføreren når de finner tid, som gjerne er etter en viss periode, istedenfor å ta tak i det med det samme. Da starter problemene. Det er nytteløst å sende faktura for varer som ikke har blitt levert, og det gir ikke akkurat fornøyde kunder. Dessuten er det ikke lov å purre på betaling før man har blitt enig om fakturagrunnlaget.

Lag gode rutiner for registrering av leverte tjenester som kunden har godkjent, slik at faktura kan sendes ut med det samme, og betalingen kommer inn til god tid. Dette er både god økonomi og god kundeservice.

Elektronisk distribusjon

I dagens marked finnes det så mange alternativer for elektronisk betalingsformidling at det er helt unødvendig å bruke sneglepost. Ikke bare kommer regningen raskere frem til kunden ved elektronisk distribusjon, men det er i mange tilfeller også ressursbesparende. 

Vær oppmerksom på at du ved elektronisk betaling, bør innhente like mye informasjon fra kunden som ved papir-faktura. Svært mange nøyer seg med navn og telefonnummer (VIPPS) eller navn og epost, men dette kan gjøre innkreving av pengene vanskelig for inkassoselskapet dersom kunden ikke betaler for seg. En god tommelfingerregel er derfor; jo mer informasjon, jo bedre kvalitet, jo enklere innfordringsarbeid.

Sørg for at hele næringskjeden er ivaretatt

Fakturering blir uendelig mye lettere dersom kunden har blitt ivaretatt gjennom hele salgsprosessen. Det hele begynner med et godt innsalg, hvor kunden får oppgitt riktig pris og tidsramme på når tjenesten eller varen skal leveres.

Deretter følger som nevnt i punkt én; levering og bekreftelse eller oppfølging helt til kunden har fått levert som avtalt. Så kan man sende faktura med 14 dagers forfallsdato. Dersom kunden ikke betaler denne vil det være uproblematisk å ta saken videre gjennom et inkassoselskap.

Det hjelper å ha et godt elektronisk ordresystem hvor all nødvendig informasjon kan registreres fortløpende. Operer du med salgspant må dette være godkjent og gyldig før varen overleveres til kunden. Husk at salgspant varer i fem år, og at det kun gjelder komponenter, ikke pakkeløsninger. Du kan ikke ta salgspant i ting som kunden har rett til å selge videre før betaling. 

Ønsker du å lære mer om betalingsinnkreving for bedriftsledere kan du laste ned guiden vi har skrevet: Pengekokeboken – Gjør du disse fem tingene rett så går det bra.

Gratis e-bok: Pengekokeboken. Gjør du disse tingene rett vil du lykkes med din  SMB. Få tilgang her.