Regninger må betales, og dersom vi ikke gjør det innen tidsfristen blir vi straffet i form av gebyr og renter. Dette er vi alle klar over. Men hvordan den enkelte bedrift jobber for å kreve inn utestående beløp er ikke like selvsagt.
Hvor lang tid tar det før bedriften din ilegger ikke-betalende kunder gebyr? Kan kunden forvente seg en eller to purringer før det går til inkasso? Du vinner ingenting på å holde slikt «hemmelig» for kundene dine. Inkluder det istedenfor skriftlig i alle avtalene, så viser du kunden at du er en seriøs aktør med ryddige prosesser. Her er forslag til syv enkle ting du bør ta med:
- En form for arbeidsavtale
Begynne gjerne med et punkt om hva som er kjøpt og leveringsbetingelser. Inkluder kontaktinformasjon for endring eller spørsmål ved fakturaen. Dersom det oppstår en tvist kan du vise til dette punktet og forhåpentligvis få oppgjør uten at saken må innom forliksrådet.
- Avklar på hvilket tidspunkt det blir snakk om inkasso
Inkluder gjerne en linje i avtalen om at utelatt betaling vil føre til at kravet overføres til inkasso. Dette betinger selvfølgelig at du har rutiner for inkassopågang, ellers gir du kunden din uriktige opplysninger i avtalen.
Husk at inkassovarsel ikke kan sendes før det er gått 14 dager fra fakturaforfall dersom du påfører purregebyr.
Les også: Koronaviruset fremtvinger økt kompetanse for inkassomedarbeideren
- Hvordan avtalen kan avsluttes
Dersom du har krav til oppsigelse eller opphevelse av avtalen bør disse spesifiseres tydelig. Bruk gjerne fet skrift og ta en gjennomgang med kunden på dette punktet. En bedrift vinner sjeldent på å holde kunder som gisler med urimelige oppsigelseskrav.
- Aktuelle prisjusteringer
I noen kundeforhold vil det være naturlig at den avtalte prisen kan justeres i forhold til aktuelle indekser. Vi har til eksempel konsumprisindeksen, byggekostnadsindeksene og produsentprisindekser. På generell basis er det viktig å inkludere hvilket produkt som kan omfattes av en eventuell prisjustering, hvilken pris som er utgangspunktet og hvor lenge denne gjelder.
- Beregning av renter
Ved forsinket betaling har man mulighet til å ilegge forsinkelsesrenter. Forsinkelsesrenten fastsettes hvert halvår. Fra januar 2018 har Finansdepartementet fastsatt denne til 8.5%. I utgangspunktet skal denne rentesatsen benyttes, men dette kan også forhandles mellom partene. Renter kan fort bli til store summer, så inkluderer du en slik beregning kan det gi kunden et godt bilde av hva de kan spare på å betale i tide.
Her er Regjeringens Kalkulator for forsinkelsesrente
- Fakturagebyr
Dersom du operer med fakturagebyr bør du opplyse om dette i avtalen. Mange betaler gjerne gjennom digitale kanaler for å unngå å betale selv små ekstrabeløp. Opplys gjerne om du har alternative betalingsmåter.
- Salgspant i varen
Salgspant i varen må være avtalt, og i forbrukerforhold signert av kunde, senest når varen leveres. Det bør opplyses om pantheftelsen på ordrebekreftelsen og/eller alle fakturaer.
På denne samlesiden får du informasjon om gode avtaler, fakturering og inkasso: Betaling og inkasso for SMB-ledere
Ønsker du å lære mer om betalingsinnkreving kan du gjerne benytte deg av guiden vi har skrevet.
