Hvis vi kontakter feil person i en purresak vil vedkommende bli irritert og du får ikke pengene dine. Derfor skal du være nøye med å samle riktig kundedata i ditt register. Her er mine beste råd for å lykkes med det.
Det sier seg kanskje selv, men en av de største utfordringene når vi skal sette i gang et purreløp for å få inn et utestående beløp, er å ha korrekt og oppdatert kundedata. Om vi ikke får tak i skyldneren vil det være ekstremt vanskelig å løse saken, selv om vi er rimelig gode på detektivarbeid.
Men å lete i offentlige databaser og tilgjengelige oppslagsverk er både tidkrevende og ikke alltid helt sikre metoder. Det finnes flere feilkilder. Derfor påligger det våre kunder et stort ansvar i å samle inn data i kjøpsøyeblikket. Da får vi som oftest korrekt informasjon med en gang.
Dette er dataene du skal samle på
Ta ikke for gitt at alle som kjøper av deg har til hensikt å gjøre opp for seg. Det finnes hundre årsaker til at noen ikke betaler, og ofte er det forklaringer som det er enkelt å forstå. Iblant oppstår det uforutsette hendelser som kan påvirke økonomien. Det har vi respekt for, naturligvis. Det er også derfor du og din virksomhet skal være grundige når det kommer til å fylle ut kontaktkortet på kundene dine. Dette er opplysningene som bør ligge til grunn for at vi skal kunne følge opp en potensiell inkassosak:
- Fullt navn
- Telefonnummer til mobiltelefon og eventuelt fasttelefon
- Epostadresse
- Kontor- eller hjemstedsadresse
- Personnummer (dersom det er snakk om store beløp)
Min erfaring er at selv de enkleste opplysningene mangler hos mange norske virksomheter, men det burde ikke være slik. Hva du kan etterspørre og hvordan du lagrer og benytter dataene er regulert i GDPR-lovgivningen.
Les også: Betalingspåminnelse via SMS er mest effektivt
Folk bytter epost og mobil
En av de vanligste årsakene til at vi ikke kommer i kontakt med en skyldner er at mobilnummeret ikke gir oss treff. Enten har de byttet abonnement og nummer, eller feil nummer er oppgitt og vi kommer til feil person. I samme tilfelle gjelder det for epostadresser som ofte fornyes enten ved at noen bytter jobb eller man skifter bredbåndsleverandør og får ny adresse. Da er det ikke greit om du sender faktura på epost til en adresse som ikke benyttes lenger.
Derfor er det svært viktig at din bedrift har gode rutiner for å vaske kundelistene og oppdatere med riktig informasjon. Det kan være en tidkrevende jobb, men det kan spare deg for store utgifter og ubehagelige inkassosaker som aldri gjøres opp.
Det sparer også kundeforholdet for ubehageligheter. En lang purreprosess vil kunne tære på et ellers så godt kundeforhold og utvikle seg negativt. Med gode kundedata ville saken trolig løses raskere og mer smidig. Vi er mestere i å finne gode løsninger for dine kunder.
Trygg behandling av data
Et raskt purreløp med gode rutiner og riktig kundedata vil spare deg tusenlapper og du sørger for god kontantflyt i bedriften. Oppnår vi en høy løsningsgrad blir alle fornøyde, både du som har utestående krav og de som skylder penger. For folk flest vil jo egentlig gjøre opp for seg.
Når vi jobber med gode kundedata og raskt klarer å iverksette et purreløp mot skyldner, blir sakene også løst effektivt. De dataene du samler inn behandler vi med varsomhet. Vi har gjennomarbeidede databehandleravtaler med alle våre kunder og gode rutiner for sletting av informasjon etter at jobben er gjort. Så mine tips kan oppsummeres slik:
- Skaff deg riktig kontaktdata – helst i kjøpsøyeblikket
- Ta hensyn til GDPR
- Vask informasjonen du har lagret i kunderegisteret jevnlig
- Sett raskt i gang et purreløp om betalingen uteblir
- Sørg for å benytte en partner på inkasso som har gode rutiner både for purring og for databehandling
Lykke til!
