Gode og effektive faktureringsrutiner kan gjøre underverker for likviditeten til virksomheten din. Et av de enkleste, men viktigste grepene du kan gjøre, er å redusere antall kredittdager du gir kundene dine ved fakturering.
Jo mer du korter ned kredittiden, desto mer frigjør du av kontanter – noe som vil virke positivt inn på likviditeten til virksomheten din.
Aller helst skal vi løse sakene lenge før de går til inkasso. Vi har eksempler på bedrifter som har løftet løsningsgraden fra 92% til 98% og opplevd umiddelbar økonomisk gevinst. For større bedrifter er det snakk om millioner av kroner bare ved å kutte antall kredittdager.
Fra underskudd til overskudd
En undersøkelse vi gjennomførte i 2019 og som ble presentert i artikkelen: Ubetalte kundefordringer kan være forskjellen på overskudd og underskudd, viser at et betydelig antall norske bedrifter i praksis fungerer som en gratis bank for kundene sine. Vi har gjennomgått regnskapet i 2018 til 1500 selskaper, beregnet deres gjennomsnittlige kredittid og identifisert viktige avvik og interessante sammenhenger. Resultatene viser at et betydelig antall virksomheter går med underskudd på grunn av dårlige rutiner ved oppfølging av utestående kundefordringer. Hele 50 av selskapene vi undersøkte, ville gått med overskudd dersom de hadde redusert kundefordringene til et normalnivå.
Denne undersøkelsen setter fingeren på en viktig erkjennelse for norske virksomheter. Det er nemlig viktig å være bevisst på at kredittiden du gir kundene dine og kredittiden du får av leverandørene dine, virker inn på økonomien til virksomheten din. Gir du kundene lang kredittid, fungerer du i praksis som en gratis bank for kundene dine.
Ikke vær en gratis bank for kundene dine. Gjør heller følgende tiltak slik at antall kredittdager reduseres og likviditeten til virksomheten forbedres.
1. Fakturer så raskt som mulig
Kunder har som regel større betalingsvilje nært kjøpsøyeblikket. Det aller første du bør gjøre er derfor å sende ut fakturaene så raskt som mulig. Send fakturaen straks du har levert varen eller tjenesten – ikke vent til slutten av måneden. Dette øker sjansen for at kunden forholder seg til forfallsdatoen og betaler i tide.
Les også: 7 enkle ting du bør inkludere i kundeavtalene dine
2. Ha gode purrerutiner eller gå rett på inkassovarsel
Dersom kunden mot formodning ikke betaler regningen innen forfallsdatoen, kan du eller regnskapsføreren din sende ut et inkassovarsel. Men før du kommer dit anbefaler jeg at du har etablert gode purrerutiner. Det viser seg at de aller fleste gjerne vil gjøre opp for seg og en vennlig påminnelse kan bidra til at pengene kommer raskt – og du sparer kredittdager.
Det er verdt å huske på at purring verken er et lovpålagt varsel eller nødvendigvis sørger for at pengene dine kommer raskere inn på konto. I enkelte tilfeller fungerer purringen i praksis som en forlenget kredittid for kundene.
Du kan sende inkassovarsel til kundene rett etter fakturaen er forfalt. Husk at inkassovarselet alltid må ha minimum 14 dagers betalingsfrist.
Les også: Slik kan du forbedre faktureringsrutinene dine
3. Forstå hvorfor kundene ikke betaler i tide
Det er flere årsaker til at kundene ikke gjør opp for seg i tide. For de aller fleste er ren forglemmelse årsaken til at betalingen uteblir – faktisk for hele 70 prosent. Slikt rot er det ikke så lett for deg som avsender av kundefordringene å rydde opp i, og det kan være fornuftig å få råd og veiledning fra profesjonelle aktører som sitter på flere gode tips om hvordan slike kunder bør håndteres.
25 prosent oppgir imidlertid at manglende penger er årsaken til at fakturaen ikke har blitt betalt. Det er denne kundegruppen som oftest bidrar til tap og denne kundegruppen du bør identifisere, fokusere på og jobbe aktivt med. Gode inkassobyråer har en rekke metoder for å redusere risikoen disse kundene utgjør.
Hva så med de siste 5 prosentene? Den siste andelen som ikke gjør opp for seg i tide, forteller at de aldri har mottatt fakturaen de skulle ha betalt. Det enkleste tiltaket du kan gjøre for å håndtere denne kundegruppen, er å feie for egen dør. Rydd i informasjonen du har om kundene dine, og sørg for at du til enhver tid har korrekte, relevante og oppdaterte kundedata. Og pass på at du sender fakturaene i de riktige distribusjonskanalene, slik at de faktisk kommer frem til mottakeren.
Les også: Når begynner bedriften din å bruke tid på de som ikke betaler?
4. Skaff deg en trygg inkassopartner
Arbeidet med å redusere antallet kundefordringer virksomheten til enhver tid har utestående, må starte så tidlig i verdikjeden som mulig og følge hele kjeden igjennom – fra fakturering til pengene er på kontoen din.
Det lønner seg å lete frem inkassopartnere som kan tilby tjenester som dekker hele denne verdikjeden, som fokuserer på alt fra faktureringsrutiner og reskontro til purring og inkasso.
Du må riktig nok ikke bruke et inkassoselskap for å kreve inn penger, så lenge din egen bedrift eier kundefordringene det gjelder. Men du er likevel pålagt å følge alle formkrav, lover og regler. Du bør altså være sikker på at du er godt orientert om hvilke krav som stilles til deg som innkrever før du velger å håndtere en forfalt regning på egen hånd.
For mange er det derfor mer hensiktsmessig å få hjelp av en partner som er godt kjent med hvordan inkassoverdens naturlover fungerer. Hvis det gjelder deg, bør du velge en inkassopartner som går gjennom hele prosessen fra fakturautsendelse, via forfall, og som gjennomfører aktiviteter som reduserer volumene som går til inkasso. Dette gjør vi faktisk ved å ringe dine sene betalere før sakene skal sendes til inkasso for å unngå akkurat dette.
